CONFERENCIA Y EVENTOS: TÉRMINOS Y CONDICIONES
- Términos y condiciones
Nosotros constituimos la Mesa Redonda de la Asociación de Soja Responsable, con domicilio legal en Utoquai 29/31 (8008) Zurich, Suiza, (“RTRS”, “nosotros” o “nos”). Para referencia, dirigirse al sitio www.responsiblesoy.org para más información. Estos términos y condiciones se aplican a todas las conferencias y eventos, tanto virtuales como presenciales, organizados por o en nombre de RTRS (“Eventos de RTRS”). Al reservar su asistencia a un Evento de RTRS, usted acepta estos términos y condiciones, por lo cual le rogamos leerlos detenidamente antes de efectuar la reserva.
Los detalles adicionales se especificarán en un programa para el Evento de RTRS en cuestión, al que se podrá acceder a través del sitio web de RTRS.
- Conferencias y Eventos de RTRS
Cuando usted efectúa una reserva para un Evento de RTRS, nos está enviando una solicitud para asistir. Deberá proporcionar los datos completos y precisos sobre su identidad así como su información de contacto. El incumplimiento de este requisito puede dar lugar a la cancelación de su reserva. Aceptaremos su reserva una vez que se haya recibido el pago completo y cuando le hayamos enviado la confirmación por escrito. RTRS se reserva el derecho a rechazar una solicitud de asistencia por cualquier motivo.
Le enviaremos un correo electrónico confirmando su reserva a la dirección de correo que nos haya indicado cuando aceptamos dicha reserva. Es su responsabilidad que la dirección de correo electrónico que nos indique sea válida.
Todas las reservas para conferencias son intransferibles y no pueden ser revendidas, transferidas ni cedidas a otra persona, ya sea con fines comerciales o de otro tipo.
Las credenciales identificatorias para acceder al evento o acto social solo podrán ser utilizadas por el asistente registrado y no podrán ser compartidas ni prestadas a ninguna otra persona, esté registrada en el evento o no.
En caso de incumplimiento de estos términos, el asistente deberá abandonar de inmediato el evento o conferencia, y su reserva será cancelada sin derecho a reembolso de cualquier monto que se hubiera pagado previamente.
Para los Eventos de RTRS que se organicen en línea, no se deberá compartir, vender ni poner a disposición de terceros el enlace, la contraseña ni otros datos de acceso que le facilitemos para asistir a dicho evento.
Los asistentes son responsables de gestionar los preparativos de su viaje para asistir a los Eventos de RTRS. Se recomienda verificar si existen requerimientos de visado con la embajada o consulado local del país de destino. En particular, los participantes deberán informarse acerca de los requisitos de entrada del lugar del evento (es decir, requisitos de visado) y completar las formalidades necesarias con suficiente anticipación al inicio del evento. RTRS no será responsable en caso de que se deniegue una solicitud de visa o si la visa se recibe demasiado tarde para asistir o si el participante no pudiera viajar al Evento de RTRS por cualquier otro motivo.
RTRS se esfuerza por satisfacer todas las necesidades de dietas especiales que nos sean confirmadas antes del cierre de las reservas. Las solicitudes que se realicen después de este plazo no podrán ser garantizadas; todas las solicitudes de dietas están sujetas a la disponibilidad local, que excede el control de RTRS.
- Consentimiento para filmar
RTRS filma, graba y fotografía todos los Eventos de RTRS y una parte de este contenido puede ser utilizado como futuro material de marketing de RTRS, en comunicaciones con sus miembros, productos o servicios. Si tuviera alguna duda al respecto o si no desea aparecer en cualquiera de estos materiales, por favor, envíe un correo electrónico a info@responsiblesoy.org.
RTRS podrá cambiar el lugar del evento y efectuar pequeños ajustes de horarios y de contenido de cualquier Evento de RTRS. Tanto RTRS como sus directivos y personal no asumen responsabilidad alguna por las opiniones, presentaciones o materiales de los oradores en cualquier Evento de RTRS.
- Conducta y seguridad en los Eventos de RTRS
Por razones de seguridad y comodidad de todos nuestros invitados, usted reconoce que la admisión a cualquier evento de RTRS está sujeta a estrictas medidas de seguridad y que podremos llevar a cabo controles de seguridad antes de ingresar al recinto. Asimismo, acepta que puedan aplicarse restricciones y términos adicionales en los Eventos de RTRS, según la naturaleza del evento y del lugar donde se realice. Además, usted se compromete a observar y cumplir con dichas medidas de seguridad, términos y restricciones. El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar a la denegación de la entrada. En estas circunstancias, no se reembolsarán los importes pagados ni ningún otro costo.
Nos reservamos el derecho a solicitarle que abandone cualquier Evento de RTRS si su conducta es inapropiada (a criterio razonable de RTRS) o si representa una amenaza para la seguridad del Evento. En estas circunstancias, no se reembolsarán los importes pagados ni ningún otro costo.
Credenciales identificatorias
Por motivos de seguridad, las credenciales identificatorias deberán estar visibles en todo momento durante cualquier Evento de RTRS. Se requerirá la presentación de un documento de identidad para recoger su credencial y para emitir una de reemplazo. Toda persona que no lleve credencial deberá solicitar su reemplazo al personal de RTRS, caso contrario deberá abandonar el recinto de inmediato. Se retirará la credencial a cualquier persona que lleve una credencial que no le corresponda y se le solicitará que abandone el Evento de RTRS.
Material promocional
Ningún individuo u organización podrá exhibir o distribuir material publicitario u otro material impreso durante un Evento de RTRS, a menos que haya sido acordado previamente con RTRS. Las organizaciones y empresas que deseen consultar sobre oportunidades de promoción deberán contactarse con el Departamento de Comunicación de RTRS a la dirección de correo electrónico info@responsiblesoy.org.
Fotografía
Se prohíbe el uso de equipos fotográficos y de grabación en los Eventos de RTRS. No está permitido realizar (o facilitar la realización de) grabaciones de video o audio en ningún Evento de RTRS ni utilizar fotografías, fragmentos o capturas de pantalla de ningún Evento de RTRS con fines comerciales, a menos que sea expresamente autorizado por RTRS. Cualquier material que pudiera ser distribuido por o en nombre de RTRS relacionado con cualquier Evento de RTRS no podrá ser reproducido sin nuestra autorización escrita.
- Pago de las tarifas de reserva
Al reservar un Evento RTRS, se requiere el pago completo de la tarifa de reserva en el momento en que aceptamos su reserva, a menos que se especifique lo contrario en el Programa del Evento. Los detalles de las tarifas aplicables para el Evento RTRS relevante se establecerán en el Programa del Evento y en la página web a través de la cual realice la reserva del Evento RTRS.
El IVA se añadirá a las tarifas de los delegados según corresponda. Nuestros precios pueden cambiar en cualquier momento, pero cualquier cambio de precio no afectará las reservas que hayamos confirmado con usted. Las tarifas de reserva para los Eventos RTRS solo se pueden pagar en la moneda de la tarifa de reserva indicada en el Programa del Evento.
Métodos de pago: RTRS acepta varios métodos de pago. Si su pago no se procesa con éxito, comuníquese directamente con nosotros a finance@responsiblesoy.org para que podamos verificar si el método elegido es compatible con nuestro proveedor de servicios de pago. Para los pagos por transferencia bancaria, tenga en cuenta que estos pueden no ser validados automáticamente. Si encuentra algún problema, contáctenos, aunque las respuestas pueden demorar, ya que el acceso a la información bancaria no siempre es inmediato.
Es responsabilidad del titular de la tarjeta asegurarse de que los detalles de seguridad de la tarjeta estén listos y de verificar que haya un saldo suficiente en la tarjeta para completar el pago.
Todas las tarifas que usted debe pagarnos en relación con un Evento RTRS se pagarán libres y claras de todas las deducciones o retenciones que sean.
Si por ley se requieren deducciones o retenciones de dichas tarifas, usted deberá pagar una suma que, después de que se haya realizado la deducción o retención, nos deje con el mismo monto que habríamos tenido derecho a recibir en ausencia de dicho requisito de hacer una deducción o retención.
- Solicitudes y necesidades especiales
(i) Si tiene alguna solicitud especial o alguna condición física que requiera arreglos particulares, deberá notificarnos al menos 28 días antes del evento. Si bien haremos todo lo posible para satisfacer cualquier solicitud razonable, lamentamos no poder garantizar que se cumpla, a menos que la hayamos confirmado específicamente por escrito.
(ii) La confirmación de que se ha registrado una solicitud especial o su inclusión en la confirmación o en cualquier otro documento no constituye una garantía de que dicha solicitud vaya a ser cumplida. A menos que RTRS lo confirme específicamente y hasta que así lo acuerde, todas las solicitudes especiales están sujetas a disponibilidad.
(iii) Lamentamos no poder aceptar reservas condicionales, es decir, reservas que estén sujetas al cumplimiento de alguna solicitud particular. Todas estas reservas serán consideradas reservas “estándar” y estarán sujetas a las disposiciones mencionadas anteriormente sobre solicitudes especiales.
Cambios o cancelaciones
De su parte
Una vez que haya completado su reserva y efectuado el pago para algún Evento de RTRS, no podremos reembolsarle si no asiste al Evento RTRS o si cancela su reserva, salvo en los casos que se indican a continuación.
El Programa del Evento para cada Evento de RTRS establecerá una fecha límite para las cancelaciones (la “Fecha Límite de Cancelación”) y los gastos administrativos pertinentes. Si su cancelación se recibe por escrito en las oficinas de RTRS antes de la Fecha Límite de Cancelación, se reembolsará el importe pagado menos los gastos administrativos que correspondan. Los reembolsos se efectuarán descontando cualquier monto adeudado a RTRS.
Las reservas para conferencias o eventos sociales recibidas después de la Fecha Límite de Cancelación no darán derecho a reembolso alguno. Tenga en cuenta que no se hará ninguna excepción a esta política. Esta política de cancelación seguirá vigente aun cuando usted tuviera dificultades para obtener su visado y no pudiera asistir al Evento de RTRS.
Por favor, tome nota de que los términos y condiciones de cancelación indicados se aplicarán desde el momento en que RTRS reciba la reserva y el pago correspondiente.
Siempre y cuando usted haya cancelado su reserva para asistir a un Evento de RTRS conforme a estos términos y condiciones y a otras políticas establecidas en el Programa del Evento de RTRS correspondiente, deberá confirmarnos por escrito a la oficina de RTRS todos los detalles necesarios para permitir el reembolso que se le adeude a la brevedad posible, pero en ningún caso, después de 3 meses calendario a partir de la fecha del Evento de RTRS. Lamentamos informar que no se efectuarán reembolsos una vez transcurridos 3 meses calendario desde la fecha del Evento de RTRS en cuestión.
De nuestra parte
Nos reservamos el derecho, en cualquier momento, con o sin previo aviso, a nuestra absoluta discreción y sin necesidad de justificación alguna, a cancelar o posponer un Evento de RTRS, cambiar su ubicación o cualquier otro detalle publicado o retirar cualquier invitación para asistir. En cualquier caso, no asumiremos ninguna responsabilidad por pérdida, daño, gasto u otra forma de perjuicio sufrido o incurrido por cualquier persona, ni reintegraremos ningún importe que se nos haya pagado en relación con el Evento de RTRS, a menos que estemos convencidos no solo de que el dinero en cuestión sigue bajo nuestro control sino también de que la persona que lo pagó ha sido injustamente perjudicada (en relación con lo cual, la decisión será según nuestro criterio exclusivo e irrestricto y, una vez anunciada, será definitiva y concluyente).
RTRS no tendrá ninguna responsabilidad ante usted, ya sea en términos de reembolso o de otra índole, en caso de que RTRS se viera obligada a cancelar o reprogramar una parte o la totalidad de un Evento por motivos ajenos a nuestro control razonable. No obstante, se podrán efectuar reembolsos a criterio de RTRS.
- Responsabilidad
(a) En estos términos y condiciones, no se excluye ni limita la responsabilidad de RTRS por daños personales o muerte debido a su negligencia, o por fraude o representación fraudulenta. Usted tiene ciertos derechos conforme a la ley, tales como que el Evento de RTRS se lleve a cabo con un estándar adecuado de atención y competencia. Nada de lo dispuesto en estos términos afectará esos derechos. (b) A excepción de lo indicado anteriormente, no seremos responsables por: (i) pérdidas no causadas por nuestro incumplimiento de estos términos y condiciones; (ii) pérdidas indirectas (es decir, pérdidas que ni usted ni nosotros podríamos haber previsto razonablemente en el momento de aceptar estos términos y condiciones); (iii) incumplimiento de cualquiera de nuestras obligaciones cuando dicho incumplimiento se deba a acontecimientos ajenos a nuestro control; (iv) cualquier plataforma de terceros a través de la cual se acceda, facilite o presente Eventos de RTRS en línea (su acceso y uso de cualquiera de estas plataformas corre por su cuenta y riesgo y pueden estar sujetos a los propios términos y condiciones del tercero); (v) cualquier pérdida de disfrute o gasto innecesario; o (vi) cualquier aumento de cualquier pérdida o daño que resulte del incumplimiento por su parte de cualquiera de estos términos y condiciones o de su negligencia. .
(c) A excepción de lo indicado anteriormente en la sección 8, nuestra responsabilidad total hacia usted se limita a una cantidad igual al importe que hayamos recibido efectivamente de su parte por el Evento de RTRS en cuestión.
(d) Los preparativos personales que usted haya organizado, tales como viajes, alojamiento, hostelería relacionados con algún Evento de RTRS correrán por su propia cuenta y riesgo
(e) El transporte de ida y vuelta al Evento de RTRS, su alojamiento y cualquier otro costo que no esté específicamente incluido en el precio de la reserva del Evento de RTRS son de su exclusiva responsabilidad.
(f) Por favor, cuide sus efectos personales dado que RTRS no aceptará ninguna responsabilidad por ellos, a menos que la pérdida o daño sean producto de nuestra negligencia.
Protección de datos
Para más información sobre los datos personales que recopilamos relativos a los Eventos de RTRS y cómo los utilizamos, por favor, consulte nuestra política de privacidad en https://responsiblesoy.org/politica-de-privacidad-y-cookies?lang=en
- General
Estos términos y condiciones constituyen un contrato entre usted y nosotros. Ninguna otra persona tendrá derecho a exigir el cumplimiento de ninguno de los términos.
Cada uno de los párrafos de estos términos y condiciones funciona por separado. Si algún tribunal o autoridad competente resolviera que cualquiera de ellos es ilegal, el resto de los párrafos seguirá en pleno vigor y efecto.
Podremos revisar nuestros términos y condiciones de vez en cuando, por ejemplo para reflejar cambios en las leyes pertinentes o requisitos reglamentarios o mejoras que implementemos en los Eventos de RTRS y los servicios vinculados. Sin embargo, cualquier cambio en los términos y condiciones no se aplicará a las reservas de Eventos de RTRS que usted ya haya realizado.
Este contrato entre nosotros estará regido e interpretado según la legislación suiza, y las partes acuerdan que los tribunales suizos tendrán jurisdicción exclusiva sobre cualquier reclamo (ya sea contractual o extracontractual) que surgiera en relación con este acuerdo.
